Từ nhiều năm trước các cơ quan đăng kiểm lớn trên thế giới đã xây dựng phần mềm tin học và đưa lên mạng Internet Hệ thống quản lý tàu biển mang cấp của họ. Nhận thức được ý nghĩa quan trọng và lợi ích rất lớn của chương trình quản lý kỹ thuật tàu trên mạng, năm 1997 Đăng kiểm Việt Nam đã xúc tiến tìm hiểu xây dựng Hệ thống. Trong nhiều năm, Đăng kiểm Việt Nam đã cử cán bộ học hỏi, nghiên cứu phần mềm Hệ thống quản lý tương tự của các cơ quan đăng kiểm Ba Lan, Nhật Bản và xây dựng một phần mềm Hệ thống quản lý tàu biển của riêng Đăng kiểm Việt Nam với sự giúp đỡ kỹ thuật của cơ quan thiết kế phần mềm FPT.
Sau một thời gian thử nghiệm, đầu năm 2002, Hệ thống quản lý tàu biển trên mạng của Đăng kiểm Việt Nam đã chính thức được đưa vào sử dụng và thông báo cho cho chủ tàu, các cơ quan cần sử dụng dữ liệu. Do ưu thế xây dựng sau, học tập và rút kinh nghiệm từ một số cơ quan đăng kiểm nước ngoài, Hệ thống quản lý tàu biển trên mạng của Đăng kiểm Việt Nam có nội dung khá hoàn thiện, với đầy đủ các thông tin tra cứu cần thiết cho công tác quản lý giám sát kỹ thuật tàu.
Các đăng kiểm viên, chủ tàu, cơ quan liên quan nếu có yêu cầu đều được Đăng kiểm Việt Nam cung cấp mật khẩu để truy cập vào Hệ thống. Với địa chỉ truy cập mạng http://www.vr.org.vn, vào mục tàu biển/cơ sở dữ liệu tàu biển và vào tên người sử dụng, mật khẩu, người truy cập có thể lấy thông tin do Đăng kiểm Việt Nam phân quyền sử dụng tùy từng đối tượng.
Các thông tin có thể lấy ra trong Hệ thống bao gồm:
- Thông số kỹ thuật cơ bản của tàu;
- Thời hạn kiểm tra tàu;
- Khuyến nghị, lưu ý, thông báo của đăng kiểm phục vụ cho công tác kiểm tra tàu;
- Danh mục kiểm tra chi tiết các khoang két;
- Danh mục kiểm tra liên tục máy tàu;
- Danh mục kiểm tra liên tục máy tàu cần thực hiện trong năm;
- Danh mục các thời hạn kiểm tra liên tục máy tàu đã quá hạn;
- Các biên bản kiểm tra chi tiết khoang két (H2); biên bản kiểm tra chi tiết /liên tục phần máy tàu (M2,M3) (thực hiện tại các đơn vị đăng kiểm);
- Thông báo các tàu sắp đến hạn kiểm tra, đã quá hạn kiểm tra;
- Cấp các giấy chứng nhận cho tàu biển trên hệ thống (thực hiện tại các đơn vị đăng kiểm).
Hệ thống quản lý tàu biển trên mạng được đưa vào sử dụng mang lại nhiều thuận tiện cho đăng kiểm, chủ tàu và các cơ quan quản lý. Đối với cơ quan đăng kiểm, Hệ thống cung cấp nhanh chóng, chính xác ở mọi lúc, mọi nơi cho đăng kiểm viên các thông tin phục vụ cho công việc giám sát kỹ thuật tàu biển như các hạng mục và thời hạn kiểm tra, các thông báo, lưu ý của văn phòng trung ương, các biên bản kiểm tra phân cấp và cấp các giấy chứng nhận nhanh chóng chính xác. Hệ thống còn là một kho lưu trữ tài nguyên thông tin tàu biển của cơ quan đăng kiểm. Các chi cục, chi nhánh đăng kiểm có thể tra cứu nhanh đội tàu biển, quản lý và theo dõi hạn kiểm tra, khối lượng kiểm tra tàu. Thông tin lấy ra từ Hệ thống giúp các đăng kiểm viên chuẩn bị tốt công tác kiểm tra tàu.
Đối với chủ tàu, nếu thường xuyên vào mạng sử dụng truy cập Hệ thống quản lý tàu biển, chủ tàu sẽ theo dõi được trạng thái, thời hạn kiểm tra tàu của mình, đồng thời cũng biết được những khuyến nghị, thông báo do Đăng kiểm Việt Nam đưa ra đối với con tàu. Trên cơ sở đó, chủ tàu có kế hoạch chủ động sửa chữa, kiểm tra tàu.
Đối với các cơ quan quản lý như Cục Hàng hải, cảng vụ và các cơ quan liên quan có thể lấy được các thông tin chung về tàu để phục vụ cho hoạt động của mình.
Việc đưa vào sử dụng Hệ thống quản lý tàu biển trên mạng Internet là một bước tiến vượt bậc của Đăng kiểm Việt Nam trong công tác quản lý giám sát kỹ thuật tàu biển. Hệ thống giúp việc trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác, thuận tiện giữa Đăng kiểm Trung ương với các đơn vị đăng kiểm, giữa đăng kiểm với chủ tàu, tạo thuận lợi để phối hợp thực hiện công tác kiểm tra, góp phần nâng cao chất lượng giám sát kỹ thuật và quản lý tàu biển trong quá trình khai thác. Hệ thống đặc biệt có tác dụng quản lý chặt chẽ kiểm tra liên tục hệ thống máy tàu, nhất là các tàu có công suất 1.500 CV trở lên.
Để Hệ thống quản lý tàu biển thực sự phát huy tác dụng, các chi cục, chi nhánh đăng kiểm, chủ tàu cần thường xuyên truy cập mạng, khai thác những tiện ích do Hệ thống mang lại, đồng thời phải thường xuyên cung cấp cho Đăng kiểm Trung ương thông tin về tàu để cập nhật vào Hệ thống.