Trình tự thực hiện công việc và hồ sơ cần có:
1. Hồ sơ đề nghị đánh giá, chứng nhận năng lực bao gồm:
1.1. 01 (một) giấy đề nghị theo Mẫu số 08 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 40/2016/TT-BGTVT;
1.2. 01 (một) bộ tài liệu (bản sao) bao gồm sổ tay chất lượng và các quy trình làm việc theo quy định của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, điều ước quốc tế liên quan mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên. Cụ thể:
(a) Giới thiệu chung về cơ sở (giấy phép kinh doanh, địa chỉ, lịch sử, sơ đồ tổ chức, các đơn vị trực thuộc, số lượng và trình độ nhân viên, các dịch vụ cung cấp, các điều kiện cung cấp dịch vụ v.v...).
(b) Mô tả cơ sở vật chất cần thiết liên quan đến việc cung cấp dịch vụ (văn phòng làm việc, nhà xưởng, nhà kho, các trang thiết bị v.v...).
(c) Danh sách các nhà thầu phụ và công việc dự kiến do nhà thầu phụ thực hiện.
(d) Sổ tay chất lượng cùng với các tài liệu liên quan và các quy trình được lập thành hồ sơ.
(e) Danh sách các nhân viên kỹ thuật và cán bộ giám sát (trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chương trình đào tạo đã tham gia, bản sao các chứng chỉ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm đối với dịch vụ liên quan).
(g) Mẫu danh mục kiểm tra, bảo dưỡng, thử và báo cáo liên quan các dịch vụ cung cấp.
(h) Bản sao các giấy chứng nhận công nhận cơ sở của các cơ quan có thẩm quyền hoặc các tổ chức đăng kiểm khác, nếu có.
(i) Bản sao giấy chứng nhận uỷ quyền thực hiện dịch vụ liên quan do nhà sản xuất cấp, nếu có.
(k) Các tài liệu khác có liên quan.
2. Tổ chức, cá nhân hoàn thiện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính hoặc bằng hình thức phù hợp khác đến Cục Đăng kiểm Việt Nam.
3. Cục Đăng kiểm Việt Nam tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ: nếu hồ sơ không đầy đủ thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện ngay trong ngày làm việc (nếu nộp hồ sơ trực tiếp); hoặc hướng dẫn hoàn thiện trong 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đối với trường hợp nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính và hình thức phù hợp khác; nếu hồ sơ đầy đủ thì tiến hành xem xét hồ sơ.
Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Cục Đăng kiểm Việt Nam hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo quy định; nếu hồ sơ hợp lệ thì trả lời bằng văn bản và thống nhất thời gian đánh giá thực tế tại cơ sở trong thời hạn không quá 05 (năm) ngày kể từ ngày thống nhất.
4. Cục Đăng kiểm Việt Nam tiến hành đánh giá thực tế tại cơ sở. Nếu kết quả đánh giá đạt yêu cầu, Cục Đăng kiểm Việt Nam cấp giấy chứng nhận theo quy định và công bố danh sách các cơ sở đủ năng lực trên website của Cục Đăng kiểm Việt Nam trong thời hạn 01 (một) ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc đánh giá thực tế tại cơ sở.
Nếu kết quả đánh giá không đạt yêu cầu, Cục Đăng kiểm Việt Nam phải có văn bản gửi cơ sở nêu rõ lý do không đạt trong thời hạn 01 (một) ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc đánh giá thực tế tại cơ sở.
5. Tổ chức, cá nhân đề nghị đánh giá nhận kết quả trực tiếp tại Cục Đăng kiểm Việt Nam hoặc qua hệ thống bưu chính hoặc hình thức phù hợp khác.