Trong tháng 5/2020, Tổng thư ký Tổ chức Hàng hải quốc tế (IMO) đã ban hành Thông báo số 2044/Add.16: Virus corona (COVID 19) - Hướng dẫn liên quan đến COVID-19 để đảm bảo giao tiếp an toàn giữa người của tàu và người trên bờ. Hướng dẫn này được xây dựng với sự hợp tác của các hiệp hội hàng hải toàn cầu.
Mục đích của hướng dẫn là nhằm giải quyết các mối quan ngại và kỳ vọng chính của thuyền viên và người trên bờ thông qua việc thực hiện các biện pháp thực tế, dựa trên rủi ro để giải quyết các rủi ro COVID-19 cho tất cả những người tham gia vào giao tiếp tàu/bờ.
Các chiến lược và yêu cầu để quản lý rủi ro liên quan đến COVID-19 khác nhau giữa các quốc gia cũng như giữa các công ty. Do đó, việc lập kế hoạch trước là chìa khóa thành công và hướng dẫn vừa được IMO ban hành nhấn mạnh tầm quan trọng của việc liên lạc, trao đổi thông tin kịp thời về các yêu cầu, khuyến nghị liên quan đến bảo vệ sức khỏe của người trên tàu và trên bờ. Trước khi tàu ghé cảng, người khai thác tàu, hoặc thông qua đại lý tàu, cần liên hệ với tất cả các nhà cung cấp dịch vụ dự kiến và các cơ quan có thẩm quyền dự định sẽ lên tàu để thống nhất một loạt các thủ tục và biện pháp chung nhằm làm giảm, kiểm soát và quản lý rủi ro COVID-19 cho tất cả mọi người liên quan.
Việc loại bỏ các mối nguy hiểm là biện pháp hiệu quả nhất để giảm rủi ro, nên các bên liên quan được khuyến khích luôn xem xét các phương pháp thay thế và an toàn hơn để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trên tàu; ví dụ như có thể thực hiện việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá tàu từ xa không, hay có thể trì hoãn các công việc này tới một thời điểm và địa điểm thích hợp? Tuy nhiên, trong những trường hợp không thể tránh khỏi việc phải lên tàu, các bước và biện pháp phòng ngừa đơn giản sau đây được khuyến nghị:
• Giảm thiểu số lượng người tham dự;
• Sử dụng lối đi bên ngoài thay đi qua khu vực sinh hoạt của thuyền viên;
• Giới hạn thời gian bên trong khu vực sinh hoạt của thuyền viên ở mức tối thiểu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ trên tàu;
• Duy trì giãn cách xã hội - tốt nhất là 2 mét nhưng cách nhau ít nhất là 1 mét và hạn chế tương tác giữa thuyền viên với những người liên quan trong thực hiện công việc trên tàu;
• Không bắt tay. Sử dụng cử chỉ vẫy tay, gật đầu hoặc lắc đầu;
• Thường xuyên làm sạch tay bằng xà phòng và nước nóng trong ít nhất 20 giây hoặc sử dụng chất chà tay có cồn;
• Bố trí các trạm vệ sinh tay tại các địa điểm thích hợp như tại thang lên xuống tàu, lối vào khu vực sinh hoạt của thuyền viên, buồng lái, phòng điều khiển;
• Tránh chạm vào mắt, mũi và miệng;
• Khẩu trang phải che kín mũi và miệng của người đeo;
• Không chạm vào khẩu trang khi đang được đeo;
• Ngay lập tức vứt bỏ an toàn khẩu trang sử dụng một lần sau khi sử dụng;
• Làm sạch tay sau khi gỡ bỏ khẩu trang.
Theo Bộ luật Quản lý an toàn quốc tế (ISM), công ty vận tải biển phải giá tất cả các rủi ro đã xác định đối với tàu và nhân viên của họ, trên cơ sở đó thiết lập các biện pháp bảo vệ phù hợp thường được lập thành tài liệu trong Hệ thống quản lý an toàn (SMS). Do đó, công ty phải xây dựng cho mỗi tàu của mình các kế hoạch và quy trình chi tiết về các rủi ro khác nhau liên quan đến COVID-19, bao gồm các rủi ro đã xác định và biện pháp giảm thiểu liên quan đến giao tiếp của thuyền viên với người trên bờ như một phần hoạt động của tàu. Các quy trình và hướng dẫn dựa trên rủi ro được lập thành tài liệu, nên dựa trên hướng dẫn mới nhất về COVID-19 từ Tổ chức Y tế thế giới (WHO), Hiệp hội Sức khỏe hàng hải quốc tế (IMHA) và các yêu cầu của Quốc gia tàu mang cờ và các chỉ dẫn nêu trong hướng dẫn đính kèm Thông báo số 2044/Add.16 của IMO.