Ngày 14/06/2004 Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam đã ký công văn số 466/2004ĐK về việc tổ chức sinh hoạt về các khiếm khuyết của tàu biển chạy tuyến quốc tế. Việc sinh hoạt được chia làm hai cấp: cấp các đơn vị và cấp Cục. Hàng tuần các đơn vị như Phòng Tàu biển, Qui phạm, Công trình biển, Công nghiệp và VRQC tổ chức sinh hoạt về các khiếm khuyết của tàu hoạt động tuyến quốc tế và chuẩn bị các báo cáo liên quan để sinh hoạt ở cấp Cục.
Sinh hoạt cấp Cục được tổ chức một tháng một lần vào ngày thứ năm cuối cùng của tháng. Các trưởng phòng trình bày báo cáo về các khiếm khuyết của tàu biển chạy tuyến quốc tế để thảo luận làm rõ các vấn đề: Nguyên nhân của khiếm khuyết; ảnh hưởng của khiếm khuyết đến khả năng hoạt động an toàn và bảo vệ môi trường của tàu/ công trình biển; Trách nhiệm của VR và các bên liên quan đến khiếm khuyết; Biện pháp khắc phục và phòng ngừa. Việc sinh hoạt được thực hiện từ ngày 01/07/2004.