1. QUY ĐỊNH CHUNG
Trung tâm chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng và an toàn, gọi tắt là VRQC, là tổ chức chứng nhận do Bộ Giao thông Vận tải thành lập trực thuộc Cục Đăng kiểm Việt Nam có chức năng cung cấp dịch vụ đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam và tiêu chuẩn quốc tế có liên quan. Quy trình chứng nhận của VRQC tuân thủ theo các yêu cầu, chuẩn mực quốc gia và thông lệ quốc tế. Các Quy trình này được áp dụng nhằm đảm bảo tính thống nhất và chất lượng của công tác chứng nhận, nhưng không nhằm gây phiền nhiễu và khó khăn cho các Tổ chức có nhu cầu đăng ký sử dụng dịch vụ chứng nhận của VRQC.
Tất cả các Tổ chức có tư cách pháp nhân, không phân biệt thành phần kinh tế, quy mô, điều kiện tài chính, nhân sự... đều có thể đăng ký và được đánh giá chứng nhận. Tuy nhiên, để đảm bảo tính khách quan và không mâu thuẫn về quyền lợi, VRQC sẽ không chứng nhận cho các Tổ chức có hoạt động tương tự như hoạt động của VRQC hay các Tổ chức có thể gây ảnh hưởng đến tính khách quan trong quyết định chứng nhận của VRQC.
VRQC cam kết không cung cấp các dịch vụ tư vấn để được cấp và duy trì chứng nhận; dịch vụ tư vấn thiết kế, xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý hay dịch vụ đào tạo mang tính tư vấn.
Các chuyên gia của VRQC đều đạt các chuẩn mực theo yêu cầu của tiêu chuẩn Việt Nam và tiêu chuẩn quốc tế có liên quan. Các chuyên gia bên ngoài không được phép mời chào tư vấn dưới danh nghĩa của VRQC, không được phép tiến hành đánh giá các Tổ chức mà bản thân đã làm tư vấn trong vòng 3 năm trở lại, hay thực hiện đánh giá nội bộ hoặc có quan hệ nào đó có thể ảnh hưởng đến tính vô tư và khách quan khi tiến hành đánh giá. Nếu phát hiện các vi phạm, VRQC sẽ có biện pháp thích hợp để ngăn chặn và phòng ngừa.
2. ĐIỀU KIỆN ĐƯỢC CHỨNG NHẬN
Tổ chức có đủ điều kiện để được chứng nhận hệ thống quản lý khi:
- Hệ thống đã được xây dựng và áp dụng phù hợp với chính sách và Quy trình đã được văn bản hoá theo yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng;
- Đã tiến hành ít nhất một lần đánh giá nội bộ toàn bộ các yếu tố của hệ thống và ít nhất một lần xem xét của lãnh đạo;
- Việc đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo này phải thực sự có hiệu lực.
3. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH ĐỂ ĐƯỢC CHỨNG NHẬN
Các bước chuẩn bị và tiến hành đánh giá chứng nhận của VRQC phải tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 19011 và ISO 17021.
Tiếp xúc ban đầu
- Tổ chức tiếp xúc với VRQC trực tiếp, qua điện thoạI, fax hoặc trang web để được cung cấp các thông tin như yêu cầu, điều kiện, chi phí, nội dung, Quy trình chứng nhận và các yêu cần thiết khác nếu cần. Trong giai đoạn này, Tổ chức có thể được đề nghị cung cấp một số thông tin ( Ví dụ: điền phiếu thông tin chứng nhận) để VRQC có thể có hướng dẫn chi tiết nhất cho tổ chức.
- Sau khi nghiên cứu và thấu hiểu điều kiện, qui định và các yêu cầu khác về chứng nhận hệ thống của VRQC, Tổ chức điền vào "Yêu cầu chứng nhận" và gửi đến VRQC.
Việc xem xét hồ sơ chứng nhận được VRQC thực hiện tại Văn phòng VRQC và tuân thủ theo Quy trình quản lý hợp đồng.
- Hồ sơ đăng ký chứng nhận gồm:
- Đăng ký chứng nhận hệ thống;
- Tài liệu về cơ cấu tổ chức và chính sách của hệ thống (ví dụ như Sổ tay chất lượng, ...);
- Các Quy trình điều hành hệ thống (nếu có thể).
2. Nếu Tổ chức có nhiều địa điểm cần đánh giá thì có thể lựa chọn một trong hai hình thức chứng nhận sau:
- Chứng nhận riêng cho từng địa điểm: trong trường hợp này, mỗi địa điểm có một hồ sơ đăng ký chứng nhận riêng.
- Chứng nhận chung: trong trường hợp này, Tổ chức chỉ cần làm một bộ hồ sơ chung, trong đó có nêu các địa điểm đó.
- Các yêu cầu chứng nhận được xác định rõ, lập thành văn bản và được thông hiểu;
- Mọi sự hiểu sai giữa VRQC và Tổ chức xin chứng nhận được giải quyết;
- VRQC có khả năng tiến hành chứng nhận lĩnh vực mà Tổ chức đã đăng ký, các yêu cầu đặc biệt khác như ngôn ngữ đánh giá,...
4. Sau khi xem xét hồ sơ và làm rõ các thông tin cần thiết, VRQC thông báo chính thức cho Tổ chức về việc chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.
5. VRQC không chấp nhận những hồ sơ không có đủ thông tin cần thiết. Trong trường hợp này, hồ sơ sẽ được hoàn trả lại Tổ chức.
6. Dự thảo hợp đồng đánh giá chứng nhận sau đó sẽ được gửi cho Tổ chức để xem xét và ký.
Chuẩn bị đánh giá
Toàn bộ quá trình chuẩn bị đánh giá được VRQC thực hiện có sự phối hợp với Tổ chức xin chứng nhận tại Văn phòng VRQC.
- Nếu xét thấy cần thiết, VRQC có thể tiến hành khảo sát và đánh giá sơ bộ Tổ chức nhằm:
- Tìm hiểu các hoạt động của Tổ chức để giúp cho việc lập kế hoạch đánh giá, thành lập Đoàn chuyên gia đánh giá và cung cấp thông tin ban đầu cần thiết cho Đoàn;
- Giải thích về trình tự đánh giá và thiết lập mối quan hệ hợp tác với Tổ chức để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá chính thức;
- Xác định sơ bộ tình trạng áp dụng và mức độ phù hợp của hệ thống.
2. VRQC thông báo dự kiến chi phí đánh giá, kế hoạch đánh giá và danh sách Đoàn chuyên gia đánh giá đến Tổ chức xin chứng nhận để chấp thuận.
3. Sau khi Tổ chức chấp thuận các dự kiến, VRQC sẽ thông báo chính thức thành phần Đoàn chuyên gia đánh giá, chương trình đánh giá và các yêu cầu cần thiết khác đến Tổ chức.
1. Đánh giá giai đoạn 1
- Ít nhất một tuần trước khi đánh giá tại Tổ chức, VRQC tiến hành đánh giá sự phù hợp của hệ thống tài liệu so với các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng. Trường hợp tài liệu được đánh giá chỉ gồm sổ tay chất lượng, sổ tay môi trường, Danh sách Khía cạnh Môi trường đáng kể, thì các tài liệu khác sẽ được đánh giá tại hiện trường.
- Báo cáo đánh giá tài liệu được gửi đến Tổ chức để khắc phục trước khi đánh giá chính thức tại hiện trường. Nếu chưa được khắc phục, những điểm không phù hợp của hệ thống tài liệu có thể trở thành điểm không phù hợp khi đánh giá chính thức tại hiện trường.
- Trưởng đoàn đánh giá chủ trì cuộc họp khai mạc với sự tham gia của đại diện Tổ chức nhằm khẳng định mục tiêu, phạm vi, tiêu chuẩn đánh giá, giới thiệu phương pháp, Quy trình đánh giá, phân loại sự không phù hợp, thống nhất chương trình đánh giá, cam kết bảo mật và các yêu cầu cần thiết khác;
- Các chuyên gia đánh giá tiến hành những kỹ năng và phương pháp cần thiết nhằm thu thập bằng chứng để khẳng định tính hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống đang được áp dụng với các yêu cầu của tiêu chuẩn xin chứng nhận và các yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Việc không tuân thủ các yêu cầu của pháp luật có thể được đưa vào báo cáo đánh giá như các điểm không phù hợp để doanh nghiệp khắc phục.
- Kết quả thu được trong quá trình đánh giá sẽ được thảo luận trong Đoàn đánh giá, viết thành báo cáo, thông báo và giải thích trong cuộc họp kết thúc cho Tổ chức. Trưởng Đoàn đánh giá có trách nhiệm khẳng định lại phạm vi, tiêu chuẩn chứng nhận, các yêu cầu khác và tạo điều kiện để Tổ chức trình bày; thông báo rõ trách nhiệm của Tổ chức đối với việc khắc phục tất cả các điểm không phù hợp do Đoàn đánh giá đưa ra.
3. Báo cáo đánh giá
Trưởng Đoàn đánh giá có trách nhiệm lập và tập hợp tất cả các báo cáo đánh giá, kiểm tra xác nhận hành động khắc phục của Tổ chức (nếu cần) và chuyển về VRQC.
Quyết định chứng nhận
Việc thẩm xét, kiến nghị và phê duyệt chứng nhận được VRQC thực hiện tại Văn phòng VRQC và tuân thủ theo Quy trình thẩm xét hồ sơ đánh giá.
- Hồ sơ chứng nhận được VRQC chuyển cho Bộ phận Kỹ thuật chứng nhận để thẩm xét và kiến nghị Giám đốc VRQC ra quyết định chứng nhận và thông báo bằng văn bản đến Tổ chức về quyết định của mình.
- Việc cấp giấy chứng nhận không bao hàm cho toàn bộ hoạt động của Tổ chức mà chỉ có giá trị trong phạm vi đã ghi trong giấy chứng nhận, tại một địa bàn cụ thể nơi hệ thống đã được đánh giá. Phạm vi chứng nhận ghi rõ chủng loại sản phẩm hoặc các dịch vụ không có nghĩa VRQC chứng nhận cho các sản phẩm/ dịch vụ đó.
- Việc VRQC cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cho các phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn không thay thế cho việc công nhận theo ISO/IEC Guide 25 hay ISO/IEC 17025. Tương tự, việc VRQC cấp chứng nhận hệ thống quản lý môi trường ISO14001 không thay thế hay đồng nghĩa với việc cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường.
4. Giấy chứng nhận cấp cho Tổ chức có hiệu lực tối đa 03 năm kể từ ngày ký quyết định chứng nhận, với điều kiện Tổ chức tuân thủ các yêu cầu của Qui định này.
4. DUY TRÌ CHỨNG NHẬN
Đánh giá giám sát bao gồm đánh giá định kỳ và đánh giá đặc biệt được tiến hành theo Quy trình Quy trình Đánh giá. Đánh giá chứng nhận lại sẽ được tiến hành khi hết một chu kỳ chứng nhận hoặc khi có thay đổi lớn trong hệ thống quản lý của Tổ chức mà có khả năng ảnh hưởng đến phạm vi chứng nhận. Việc đánh giá chứng nhận lại sẽ tiến hành theo trình tự như lần đánh giá ban đầu.
Để duy trì chứng nhận, Tổ chức được chứng nhận phải:
- Đảm
bảo tính hiệu quả, duy trì hệ thống phù hợp với phạm vi chứng nhận; tiêu chuẩn
áp dụng và các yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Việc không tuân thủ các yêu cầu
của pháp luật có thể được đưa vào báo cáo đánh giá như các điểm không phù hợp
để doanh nghiệp khắc phục.
- Thông báo ngay bằng văn bản cho VRQC nếu có những thay đổi lớn trong hệ thống tổ chức, điều hành có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý của Tổ chức để VRQC tiến hành những xem xét cần thiết nhằm đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống đã được chứng nhận.
2. Trong thời hạn hiệu lực của chứng nhận, VRQC tiến hành giám sát theo định kỳ 6 tháng, hoặc 12 tháng một lần để đảm bảo rằng hệ thống của Tổ chức vẫn tiếp tục hoạt động có hiệu lực phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng.
3. Ngoài đánh giá giám sát theo định kỳ, VRQC có thể tiến hành đánh giá đột xuất nếu có bằng chứng chứng tỏ hệ thống quản lý của Tổ chức đang được thực hiện không còn phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng, có khiếu nại với VRQC hoặc hệ thống không được thực hiện có hiệu lực.
4. Quy trình và thời gian cần thiết cho một cuộc đánh giá giám sát định kỳ hoặc đột xuất tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống và qui mô của Tổ chức.
5. VRQC xem xét việc sử dụng dấu hiệu chứng nhận và danh hiệu "Tổ chức được chứng nhận" trong quá trình giám sát.
6. Trong trường hợp Tổ chức sử dụng sai dấu hiệu chứng nhận, VRQC sẽ có các biện pháp xử lý thích hợp theo quy định.
7. Trước khi hết hạn hiệu lực của chứng nhận, nếu Tổ chức muốn chứng nhận lại thì tiến hành Quy trình đăng ký và VRQC sẽ tiến hành đánh giá chứng nhận lại.
5. MỞ RỘNG, THU HẸP PHẠM VI CHỨNG NHẬN
1. Tổ chức đã được chứng nhận muốn mở rộng phạm vi chứng nhận gửi Yêu cầu chứng nhận mở rộng cho VRQC. Trong trường hợp này, VRQC sẽ đánh giá bổ sung các yêu cầu liên quan đến phạm vi mở rộng theo các Quy trình đánh giá mở rộng và các Quy trình đánh giá khác của VRQC.
2. Trong trường hợp đánh giá giám sát hoặc đánh giá đặc biệt phát hiện thấy một phần của lĩnh vực được chứng nhận không thoả mãn các yêu cầu của Quy định này hoặc Tổ chức đã được chứng nhận muốn thu hẹp phạm vi chứng nhận, VRQC sẽ thu hẹp phạm vi chứng nhận theo Quy trình thu hẹp phạm vi chứng nhận.
6. THAY ĐỔI YÊU CẦU CHỨNG NHẬN
Khi có dự định thay đổi về yêu cầu chứng nhận, VRQC có trách nhiệm thực hiện theo Quy trình về thay đổi các yêu cầu chứng nhận.
Khi có dự định thay đổi về yêu cầu chứng nhận như tiêu chuẩn chứng nhận, qui định chứng nhận, VRQC thông báo cho Tổ chức những thay đổi đó, đồng thời quy định một khoảng thời gian hợp lý để Tổ chức có thể điều chỉnh các quá trình, các Quy trình cho phù hợp với các yêu cầu đã thay đổi.
Nếu quá thời hạn quy định mà Tổ chức không có khả năng đáp ứng được các thay đổi này, VRQC có thể áp dụng một trong các biện pháp sau:
- Đình chỉ chứng nhận;
- Huỷ bỏ chứng nhận;
- Từ chối cấp lại chứng nhận;
- Thu hẹp phạm vi được chứng nhận;
- Từ chối mở rộng phạm vi chứng nhận.
Quyết định và lý do sẽ được thông báo cho Tổ chức bằng văn bản và công khai trên trang Web của VRQC.
7. ĐÌNH CHỈ HOẶC HỦY BỎ CHỨNG NHẬN
Khi Tổ chức được chứng nhận không tuân thủ các yêu cầu quy định, VRQC sẽ đình chỉ hoặc huỷ bỏ chứng nhận theo Quy trình Đình chỉ và huỷ bỏ chứng nhận.
Đình chỉ chứng nhận
1. VRQC có thể đình chỉ chứng nhận của Tổ chức trong thời hạn xác định nếu:
- Khi giám sát phát hiện được những điểm không phù hợp nghiêm trọng so với các yêu cầu qui định hoặc Tổ chức không thực hiện các hoạt động khắc phục đã đề ra, nhưng chưa đến mức phải hủy bỏ chứng nhận;
- Có sự vi phạm các yêu cầu của Qui định này.
2. VRQC sẽ thông báo chính thức bằng văn bản về việc đình chỉ chứng nhận và yêu cầu Tổ chức có biện pháp khắc phục.
3. Sau thời hạn đình chỉ chứng nhận, VRQC sẽ:
- Quyết định và thông báo cho Tổ chức được tiếp tục duy trì chứng nhận nếu Tổ chức thực hiện được các biện pháp khắc phục đã nêu; hoặc
- Hủy bỏ chứng nhận nếu Tổ chức không thực hiện các biện pháp khắc phục.
Hủy bỏ chứng nhận
1. VRQC sẽ hủy bỏ chứng nhận, thu hồi giấy chứng nhận và hủy bỏ tất cả các thỏa thuận về sử dụng dấu hiệu chứng nhận trong một số trường hợp sau:
- Như đã qui định tại điểm 7.1.3 b;
- Tổ chức bị phá sản hoặc ngừng sản xuất quá một năm;
- Tổ chức không duy trì có hiệu lực hệ thống quản lý đã được chứng nhận;
- Theo đề nghị của Tổ chức;
- Vì các lý do khác theo các qui định của hệ thống chứng nhận này, hoặc theo sự thỏa thuận chính thức giữa Tổ chức được chứng nhận với VRQC.
2. Sau khi huỷ bỏ chứng nhân, VRQC sẽ loại bỏ tên Tổ chức khỏi "Danh sách các Tổ chức được chứng nhận" và có thể công bố về việc hủy bỏ chứng nhận trên các phương tiện thông tin và/ hoặc tới các cơ quan liên quan.
8. TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC
Trách nhiệm ban đầu của Tổ chức
Tổ chức xin chứng nhận cần điền vào Phếu thôn tin chứng nhận và Yêu cầu chứng nhận kèm theo xác nhận của cấp có thẩm quyền và phải đảm bảo thỏa mãn các điều kiện như đã nêu trong Mục 2 của Quy định này.
Trách nhiệm của Tổ chức trong quá trình đánh giá
Tổ chức có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các thông tin, tài liệu, dữ liệu, kể cả các thông tin trao đổi giữa Tổ chức và các cơ quan quản lý Nhà nước về chất lượng, môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm....đồng thời tạo mọi điều kiện cần thiết để Đoàn chuyên gia đánh giá thực hiện nhiệm vụ trong quá trình đánh giá.
Trách nhiệm của Tổ chức sau khi được chứng nhận
1. Tổ chức phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về hiệu lực của hệ thống đã được chứng nhận và liên tục duy trì hệ thống này phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng.
2. Tổ chức phải thông báo bằng văn bản cho VRQC để tiến hành xem xét và có quyết định thích hợp, nếu Tổ chức có bất kỳ thay đổi nào về:
- Chính sách;
- Tên, địa chỉ;
- Đại diện lãnh đạo;
- Cơ cấu tổ chức;
- Quá trình sản xuất/ dịch vụ.
3. Tổ chức được chứng nhận phải:
- Lưu giữ toàn bộ các ý kiến phản ảnh, khiếu nại liên quan đến hệ thống được chứng nhận và sẵn sàng cung cấp cho VRQC nếu có yêu cầu;
- Tiến hành các biện pháp thích hợp để xử lý các khiếu nại và thiếu sót ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu chứng nhận;
- Lập hồ sơ các biện pháp khắc phục đã tiến hành và kết quả thực hiện.
Trách nhiệm của Tổ chức khi sử dụng giấy và dấu hiệu chứng nhận
Giấy, Dấu hiệu chứng nhận và danh hiệu Tổ chức được chứng nhận chỉ được sử dụng trong các điều kiện sau:
- Dấu hiệu chứng nhận được sử dụng trong các tiêu đề, quảng cáo, chứng từ và các tài liệu tiếp thị chỉ liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ đã được chỉ rõ trong phạm vi chứng nhận;
- Không được phép sử dụng Dấu hiệu chứng nhận trực tiếp trên sản phẩm hoặc gắn liền với sản phẩm đến mức có thể gây hiểu lầm rằng VRQC đã chứng nhận cho chính các sản phẩm này;
- Tổ chức được chứng nhận phải ngừng sử dụng Dấu hiệu chứng nhận khi VRQC có ý kiến bằng văn bản về cách thức sử dụng có thể gây hiểu lầm đến đối tượng và phạm vi chứng nhận. Khi đó, Tổ chức phải ngừng mọi tuyên bố ám chỉ đến quyền sử dụng Dấu hiệu chứng nhận;
- Khi hết hạn hiệu lực giấy chứng nhận, hoặc khi bị đình chỉ hay huỷ bỏ chứng nhận, Tổ chức phải lập tức chấm dứt sử dụng Dấu hiệu chứng nhận và danh hiệu Tổ chức được chứng nhận đồng thời không được tiếp tục sử dụng các tài liệu, phương tiện có in Dấu hiệu chứng nhận và danh hiệu trên;
- Không được chuyển nhượng giấy chứng nhận và Dấu hiệu chứng nhận.
9. QUYỀN LỢI CỦA TỔ CHỨC ĐƯỢC CHỨNG NHẬN
Tổ chức có hệ thống được cấp chứng nhận có các quyền lợi sau:
- Được quyền quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Được sử dụng Dấu hiệu chứng nhận;
- Được sử dụng kết quả chứng nhận cho các tài liệu kỹ thuật, đấu thầu và các công tác khác theo yêu cầu của Luật chất lượng sản phẩm hàng hoá;
- Được VRQC công bố trong "Danh sách Tổ chức đựơc chứng nhận" và phương tiện thông tin khác.
9. TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ CỦA VRQC
- VRQC có trách nhiệm bảo mật mọi thông tin kinh tế, kỹ thuật... có liên quan đến Tổ chức đăng ký, chứng nhận. Mọi nhân viên của VRQC, kể cả chuyên gia bên ngoài đều phải cam kết bảo mật và không được tiết lộ thông tin về khách hàng cho bất cứ tổ chức hay cá nhân nào khi không được VRQC cho phép, ngay cả khi đã được khách hàng đồng ý. Trường hợp có yêu cầu của pháp luật, VRQC sẽ chính thức thông báo bằng văn bản đến Tổ chức.
- VRQC không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại và khiếu nại do việc Tổ chức tham gia chương trình chứng nhận của VRQC.
11. CHI PHÍ
Tổ chức xin chứng nhận phải trả các chi phí đánh giá, chứng nhận, giám sát và các chi phí khác cho VRQC theo thoả thuận dựa trên các thông tin của Tổ chức như qui mô, tính phức tạp của hệ thống được đánh giá chứng nhận... và các quy định khác của Nhà nước. Chi phí đánh giá được thỏa thuận cụ thể trong các hợp đồng đánh giá.
12. KHIẾU NẠI, PHẢN ẢNH
Tổ chức muốn khiếu nại, phản ảnh liên quan đến công tác chứng nhận hệ thống có thể phản ảnh hoặc khiếu nại đến VRQC. Trong thời hạn 2 tuần, VRQC sẽ thông báo chính thức tiếp nhận phản ảnh hay khiếu nại và tiến hành xử lý theo Quy trình Xử lý khiếu nại./.