Trong ba ngày 7 – 9 tháng 12 năm 2009, các cán bộ thuộc lĩnh vực GTVT của 10 nước thành viên ASEAN đã rất tích cực làm việc, thảo luận và bàn bạc để thống nhất các văn kiện sẽ được ký kết tại Hội nghị Bộ trưởng ATM. Các mảng giao thông vận tải từ hàng không đến hàng hải, đường bộ, đường sắt hay đơn giản hoá/tạo điều kiện trong GTVT đều có các nhóm công tác chuyên sâu phụ trách.
Các nhóm này đều đã họp mỗi nhóm hai lần trong năm để thảo luận chi tiết các dự án, văn kiện đưa ra trong ASEAN. Ngày 10 tháng 12 năm 2009, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng đã khai mạc Hội nghị Bộ trưởng ATM.
Cục Đăng kiểm đã cử đồng chí Trần Kỳ Hình, Phó Cục trưởng tham gia Ban chỉ đạo và đồng chí Nguyễn Hữu Phan, trưởng Phòng HTQT tham gia Ban nội dung để cùng các đơn vị GTVT liên quan chuẩn bị cho Hội nghị. Ngoài ra, Cục cũng cử 6 cán bộ thuộc khu vực Văn phòng Cục, có trình độ tiếng Anh tốt hỗ trợ công tác liên lạc, giao dịch cho các đoàn mà Bộ phân công.